By signing this form, you subscribe to the ESAC up until termination of your membership. Without notice, your membership of the ESAC is continued annually. Termination of membership should happen before the 1st of January by sending a letter to the address mentioned above or by sending an email to secretaris@esac.nl.

The annual contribution will be taken from your bank account via direct debit. The amount of the contribution is determined by the general members’ assembly (GMA / ALV). If you subscribe on or after the 1st of August, you have to pay a reduced contribution (of which the amount is also determined by the GMA) for the rest of that calendar year.

Being a student and being in the possession of a sports card of the Student Sports Centre Eindhoven are mandatory for all new members of the ESAC.

If you participate in mountain sports activities, having an insurance which covers (extreme) mountain sports is mandatory. NKBV membership and insurance are strongly recommended. Other insurances are also possible, but you should thoroughly check the policy. You can’t hold the ESAC liable for any possible damage or injuries.

De ESAC hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De ESAC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;

• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als ESAC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Welke persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij als ESAC verzamelen kunnen ingedeeld worden in meerdere categorieën:

1. Ledengegevens: Hieronder vallen alle gegevens die door leden ingevuld worden op het inschrijfformulier of in het accountoverzicht op de website, alsook de datum van inschrijving en uitschrijving.

2. Financiële gegevens: Hieronder vallen alle gegevens die nodig zijn voor het correct bijhouden van de financiën.

3. Gegevens voor activiteiten en trainingen: Hieronder vallen alle gegevens die door leden worden ingevuld op het inschrijfformulier van de activiteit/training, alsook de datum van inschrijving en uitschrijving voor die activiteit/training.

4. Statussen: Hieronder vallen alle gegevens over de door een lid, al dan niet in het verleden, behaalde klim statussen, kader statussen en bergsport statussen, alsook de vorderingen in het traject naar een status.

5. Foto’s en verhalen: Hieronder vallen alle foto’s gemaakt of verhalen verteld over bijeenkomsten vallend onder de ESAC.

   
   

Doeleinden persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij als ESAC verzamelen dienen verschillende doelen:

1. Ledengegevens: Het doel van het bijhouden van ledengegevens is het intern functioneren van de ESAC en de communicatie met haar leden. Daarnaast worden naam, mobielnummer en emailadres intern gedeeld ten behoeve van communicatie.

2. Financiële gegevens: Het doel van het bijhouden van financiële gegevens is het correct kunnen bijhouden van de financiën.

3. Gegevens voor activiteiten en trainingen: Het doel van het bijhouden van gegevens voor activiteiten en trainingen is het probleemloos kunnen organiseren van deze activiteiten en trainingen.

4. Statussen: Het doel van het bijhouden van statussen is ervoor te zorgen dat wanneer er bij de ESAC geklommen wordt, dit veilig en volgens de in klimgebieden en hallen geldende regels gebeurd.

5. Foto’s en verhalen: Het doel van het bijhouden van foto’s en verhalen is het plaatsen van deze gegevens op media zoals de Musketon en de website zowel als promotie voor de ESAC en komende activiteiten, als om zij die deel hebben genomen aan deze activiteit de gelegenheid te geven foto’s hiervan te kunnen bekijken.

   
   

Toegang tot persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij als ESAC verzamelen kunnen worden ingezien door verschillende (groepen) mensen:

1. Ledengegevens: Deze gegevens kunnen worden ingezien door het bestuur en de internetcommissie (IC).

2. Financiële gegevens: Deze gegevens kunnen worden ingezien door het bestuur en de kascontrolecommissie (KCC).

3. Gegevens voor activiteiten en trainingen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door activiteiten organiserende commissies het bestuur en de IC. Het feit dat je deelneemt aan een activiteit kan worden ingezien door alle ESAC leden.

4. Statussen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door het bestuur, de IC en de opleidingscommissie (OC). Wanneer je jezelf inschrijft voor een weekend kan je status ingezien worden door alle leden van de ESAC.

5. Foto’s en verhalen: Deze gegevens kunnen op media worden geplaatst die voor iedereen toegankelijk zijn en zo dus door iedereen worden ingezien.

Om te garanderen dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld zijn zowel het bestuur als leden van de IC verplicht een geheimhoudingsverklaring te tekenen voordat zij kunnen toetreden tot het bestuur dan wel de IC respectievelijk. Deze geheimhoudingsverklaring kan hier worden ingezien.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Dit omvat onder andere maar is niet beperkt tot:

1. Ledenlijst SSC: Het SSC regelt verschillende kortingen voor ESAC leden. Om dit te kunnen doen hebben zij toegang tot een ledenlijst van de ESAC nodig. Op deze ledenlijst staan de volledige naam, lidstatus, sportkaartnummer en indien van toepassing bestuursfunctie of trainersfunctie van alle leden van de ESAC. Het SSC zelf koppelt dit aan het corresponderende SSC abonnement.

2. Sleutellijsten SSC: Om te kunnen bepalen wie er toegang hebben tot verschillende faciliteiten van de ESAC op het SSC deelt de ESAC per faciliteit een sleutellijst met het SSC. Op deze lijst staan de voor- en achternaam van iedereen die toegang heeft tot deze faciliteit als ook de functie die deze persoon het recht geeft om toegang te hebben tot deze faciliteit. Op deze sleutellijsten staan in ieder geval geen andere personen dan bestuur en/of kader van de ESAC.

3. Ledenlijst Monk: Leden van de ESAC hebben soms korting bij Monk. Om te kunnen bepalen wie er recht hebben op deze korting deelt de ESAC een ledenlijst met Monk. Op deze lijst staat de volledige naam van alle leden van de ESAC.

4. Noodgegevens NSAC: De NSAC noodprocedure wordt ingezet in het geval dat een SAC lid betrokken raakt bij een ongeval in de klim- of bergsport. Om ervoor te zorgen dat deze procedure in zo’n geval voorspoedig kan verlopen heeft de NSAC de noodgegevens van alle ESAC leden nodig.

5. Google: Binnen de ESAC wordt  gebruik gemaakt van een aantal van de diensten van Google. Zo wordt Google Drive gebruikt voor het verwerken van bepaalde gegevens en wordt Gmail gebruikt voor de mailaccounts van het bestuur en de commissies. Er zal altijd naar gestreefd worden zo min mogelijk persoonsgegevens hier te verwerken.

   
   

Bewaartermijn

ESAC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

1. Ledengegevens: Deze gegevens zullen binnen twee jaar na opzegging van het lidmaatschap worden verwijderd.

2. Financiële gegevens: Deze gegevens zullen worden verwijderd nadat alle openstaande schulden zijn afgehandeld en de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar is verstreken.

3. Gegevens voor activiteiten en trainingen: Deze gegevens zullen worden verwijderd binnen twee jaar nadat de complete activiteit of training, inclusief de afrekening, is afgerond.

4. Statussen: Deze gegevens zullen binnen twee jaar na opzegging van het lidmaatschap worden verwijderd.

5. Foto’s en verhalen: Deze gegevens zullen alleen op aanvraag verwijderd worden. In het geval dat deze gegevens na toestemming gedeeld zijn op media zou het kunnen zijn dat het door de aard van het media niet meer mogelijk is de gegevens compleet te verwijderen. In een dergelijk geval zullen de gegevens voor zover als realistisch mogelijk verwijderd worden.

   
   

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Wanneer het bestuur of de IC op de hoogte is van een datalek bij ons of bij derden zullen de leden zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gebracht van het datalek.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. U kunt uw gegevens inzien op de website van de ESAC (esac.nl). Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door het bestuur of leden van commissies. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Het is dan wel mogelijk dat verdere lidmaatschap bij de ESAC of deelname aan bepaalde activiteiten of diensten dan niet meer mogelijk is.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Het bestuur van de ESAC

Studentensportcentrum T.a.v. ESAC
Onze Lieve Vrouwestraat 1
5612 AW Eindhoven

KvK 40236076
Mail bestuur@esac.nl

Collector: Eindhovense Studenten Alpen Club
Collector ID: NL75ZZZ402360760000

The ESAC has a direct debit agreement with Rabobank. This way, the ESAC and its members can easily handle payments of contribution and other activities, such as climbing weekends. Cash payments or manual transfers won’t be necessary, since the amount can now be automatically cashed with your written or verbal permission. The rules are listed below. These primarily contain the rights of the payee and the obligations for the ESAC.

• You can always retain your money without giving a reason if you do not agree with the deduction from your bank account. You have 56 days (8 weeks) to order your bank office to refund the money.
• The treasurer will announce the collection at least two weeks and up to two months before the money is deducted from your account.
• The ESAC may only deduct an amount other than the annual subscription from your account after you have given oral or written permission.
• No money will be deducted if the funds in your account are not sufficient.
• If you want to terminate the contract, report this to the treasurer by sending a letter to the address included at the top of the page or by sending an email to penningmeester@esac.nl.

By signing this form you authorise your bank to debit your account in accordance with the instructions from the ESAC. As is part of your rights, you are entitled to a refund from your bank under the terms and conditions with your bank. A refund must be claimed within 8 weeks starting from the date your account was debited.